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Asistente se seguridad administrativo
Description
Coordina documentos y recopila e ingresa datos relacionados con las tareas de apoyo administrativo asignadas para un equipo, departamento, función u otro líder / grupo organizacional. Completa el trabajo con un grado limitado de supervisión. Proporciona apoyo administrativo mediante la realización de investigaciones, la preparación de informes estadísticos y la atención de solicitudes de información rutinarias y complejas. Reúne, compila y verifica información y la ingresa con precisión en documentos como informes, presentaciones o formularios; y sistemas de oficina como bases de datos u hojas de cálculo. Completa la recopilación de datos, la entrada de datos y la generación de informes sobre diversas actividades relacionadas con el departamento. Realiza funciones asociadas como preparar correspondencia, recibir visitantes, organizar llamadas de conferencia y programar reuniones. Responde a, o redirige, consultas rutinarias a complejas de fuentes externas o internas sobre la organización / departamento, sus actividades o procesos para que las personas que llaman / visitantes sean respondidas con prontitud y precisión. Prepara documentación para el pago de vendedores, proveedores y otros terceros según corresponda; presenta documentación e ingresa la solicitud de pagos en el sistema contable; responde a las consultas de las cuentas por pagar y los beneficiarios. Documenta y mantiene las políticas y procedimientos departamentales. Participa como miembro del equipo en asignaciones y proyectos de mejora comercial relacionados con el departamento según sea necesario. Realiza otras actividades administrativas rutinarias a complejas según sea necesario según los procedimientos establecidos de la organización y / o departamento. Actuar como un recurso informal para colegas con menos experiencia.
Habilidades
Se comunica de manera efectiva: desarrollar y entregar comunicaciones multimodo que transmitan una comprensión clara de las necesidades únicas de las diferentes audiencias. Planifica y alinea: planifica y prioriza el trabajo para cumplir con los compromisos alineados con los objetivos de la organización. Orientado a la acción: asumir nuevas oportunidades y desafíos difíciles con un sentido de urgencia, alta energía y entusiasmo. Enfoque en el cliente: construir relaciones sólidas con los clientes y ofrecer soluciones centradas en el cliente. Asegura la rendición de cuentas: responsabilizarse a sí mismo y a los demás para cumplir con los compromisos. Comunicación y visualización de datos: construye una historia del problema empresarial, la causa raíz, las opciones de solución y las oportunidades a través de la ilustración visual de datos, incluidos informes y paneles. Análisis de datos - Descubre, interpreta y comunica datos cualitativos y cuantitativos; determina las conclusiones basándose en el conocimiento de los marcos empresariales o funcionales; aplica simultáneamente estadísticas, validez de datos, visualización de datos y enfoques de resolución de problemas para extraer de manera efectiva patrones significativos y conocimientos comerciales; presenta conclusiones y resultados que permiten tomar decisiones empresariales basadas en datos.
Educación, Licencias, Certificaciones
Diploma de escuela secundaria o certificado de finalización de la educación secundaria o experiencia equivalente en la medida en que dicha experiencia cumpla con las regulaciones aplicables. Esta posición puede requerir licencias para el cumplimiento de los controles de exportación o las regulaciones de sanciones.
Experiencia
Requiere experiencia laboral relevante significativa o habilidades especializadas obtenidas a través de la educación, la capacitación o la experiencia en el trabajo.
Atención telefónica y actividades de recepcionista
Recepción y atención del visitante
Actividades de apoyo administrativo
Coordinar el panel de emergencia y la acción del protocolo de emergencia con los guardias de seguridad
Definir y generar instrucciones de trabajo de las funciones relacionadas con los guardias de seguridad
Administrar los gastos del departamento (generar órdenes de compra, seguimiento al proceso de facturación, procesar facturas a pago)
Facilitar la capacitación en seguridad de la cadena de suministro a los nuevos empleados (incorporación)
Informar y dar seguimiento a cualquier incidente de seguridad o cualquier otra condición de riesgo
Administrar los procesos de control de acceso (procedimientos y registros)
Generar el material formativo de los procesos de seguridad y facilitar la formación a los vigilantes de seguridad
Administrar el costo del servicio de guardias de seguridad
Job SAFETY/SECURITY
Primary Location Mexico-San Luis Potosí-San Luis Potosí-Mexico, San Luis Potosi, ABO Offices
Job Type Experienced - Exempt / Office
Recruitment Job Type Office
Job Posting Feb 15, 2023, 9:28:33 AM
Unposting Date Ongoing
Organization Corporate
Req ID: 23000119
