Facilities Administrator

Será responsable de gestionar los procesos de compras y pagos para el área de facilities, administración documental, control del inventario fijo y activo, recepción de materiales, actualización y provisión del presupuesto y soporte al área de recepción para control de paquetería. Así como implementación del programa de sustentabilidad.

Responsabilidades:

• Apoyar al coordinador de Facilities con la programación de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos de la empresa. 
• Realizar seguimiento de los contratos con proveedores de servicios, asegurando que se cumplan los términos acordados, así como la renovación en tiempo. 
• Apoyar a las diferentes unidades de negocio con los proyectos de uso de áreas comunes del edificio en conjunto con el coordinador de Facilities. 
• Crear Solicitud de cotizaciones, requisiciones, registro, entrega, receipts. 
• Elaborar y dar seguimiento de aprobaciones de solicitud de adquisición. 
• Validar facturas de ordenes entregadas. (Esker) 
• Conciliar gastos del área contra presupuesto. 
• Generar reporte del presupuesto con ahorros y gastos mensuales. 
• Asegurar el cumplimiento de plan de mantenimiento y recopilación de reportes por proveedor. 
• Llevar el control administrativo de proveedores, servicios y pagos en tiempo. 
• Asegurar pagos recurrentes, aprobaciones, solicitud de pagos con área de finanzas y archivo de comprobantes de pago. 
• Controlar, en conjunto con el coordinador de Facilities, las bodegas y activos fijos del área. 
• Gestionar la documentación respaldo de pagos y servicios ofrecidos para la empresa en conjunto con el coordinador de Facilities. 
• Realizar reportes de sustentabilidad, gasto de servicios (VelocityEHS) 
• Apoyar en la elaboración de guías del servicio de paquetería. 
• Facilitar información de pagos de servicios a las diferentes unidades de negocio. 
• Análisis de bases de datos de mantenimiento del parque vehicular, dispersión de vales de gasolina y base total de vehículos utilitarios.