- Recibir instrucciones e indicaciones por parte de la Gerencia General y Dirección de Ventas para el desarrollo de las funciones del Depto. De Grupos y Convenciones.
- Distribución, seguimiento y supervisión de la aplicación de políticas y procedimientos por el Staff del departamento de Grupos y Convenciones.
- Supervisar el seguimiento adecuado al cliente por parte del Staff del Departamento de Grupos y Convenciones
- Atender y dar seguimiento de solicitudes de Mayoristas, así como distribución de cuentas y solicitudes al Staff del departamento de Grupos y Convenciones para su debido seguimiento.
- Revisar todos los programas de Grupos asegurándose que la información sea la correcta, precisa y concisa.
- Elaborar y enviar cotizaciones de eventos, verificando disponibilidad de áreas privadas para eventos.
- Supervisar el registro y actualización en el chart correspondiente de Grupos yo evento.
- Supervisar que la revisión de charts de Grupos tentativos y confirmados se lleve a cabo con el Departamento de Reservaciones y Gerencias de Ventas de Grupos Nacionales e Internacionales.
- Colaborar junto con las gerencias de Ventas de Grupos Nacionales e Internacionales en la elaboración y enviar semanal y mensualmente el reporte de Grupos al comité operativo y Presidencia de Ventas.
- Elaborar y enviar semanal y mensualmente el reporte de eventos al comité operativo.
- Bloquear salones para eventos de Grupos yo banquetes, una vez recibido el convenio firmado y pago correspondiente.
- Seguimiento y recopilación de información de las necesidades de los Grupos yo eventos para la debida operación una vez que llegan al Hotel.
- Abrir folio maestro y envío de instructivo y orden de servicio BEO a las áreas involucradas de acuerdo a las necesidades confirmadas por el cliente.
- Verificar el correcto bloqueo de habitaciones de Grupos confirmados una vez recibidos el convenio firmado y pago correspondiente.
- Revisar que el rooming list de Grupos esté ingresado correctamente en el sistema y de acuerdo a los requerimientos del cliente.
- Supervisar constantemente el sistema, evitando que haya tarifas mal aplicadas y evitar que haya cuentas con más de 5 días con pagos pendientes por aplicar.
- Supervisar el Checkin del grupo, brindando apoyo y presencia continua durante la estancia del grupo y evento.
- Supervisión y dirección de eventos, verificando lo solicitado y necesidades del cliente, así como el apoyo y presencia continua durante el evento.
- Coordinar personalmente los grupos VIP y aquellos solicitados directamente por la Gerencia General y por la Dirección de Ventas
- Revisar folios maestros con el cliente para cargos de servicios durante el evento y cierre del folio. Revisar las rentas diarias y cierre del folio del grupo en coordinación con el auditor de Grupos.
- Revisar comentarios y sugerencias de Grupos y eventos para su seguimiento y mejora en su caso.
- Revisar y actualizar el material promocional del departamento.
- Revisar y analizar precios y servicios de la competencia para mejorar nuestra posición en el mercado.
- Programar y llevar juntas de pre convención con todos los involucrados.
- Atender visitas de inspección.
- Asistir a las juntas de negocio y ventas, así como a las juntas de comité operativo.
- Conservar comunicación constante de sondeo con los gerentes de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de Grupos.
- Asistir a eventos de promoción.
- Coordinar visitas a Casas de Incentivos y diferentes tipos de empresas para la promoción y venta de Grupos y eventos.
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